“Tee tehokkaasta ajanhallinnasta joku juttu” vastasi Mona kun keitin tänä aamuna toimistolla kahvia ja utelin, että mistä aiheesta hän haluaisi blogissani lukea. Olen kuullut tämän toiveen itse asiassa aikaisemminkin muutamalta.

Tavallaan aihe on aika huvittava minun kirjoittamana. Olen ehkäpä maailman huonoin kellon kanssa ja yleensä aina kaksi minuuttia (vähintään) myöhässä kaikkialta. Kerran viikossa joku laittaa IG-directillä, että on bongannut minut jossain päin Helsinkiä juoksemassa naama punaisena otsatukka päälaella… (viimeksi tänään Kalliossa kuulemma, terkkuja! :D). Mutta ehkäpä tähän täsmentyykin se meikäläisen tehokkuus: en halua käyttää liikaa aikaa paikasta toiseen liikkumiseen.

Samaan aikaan kun ajattelen olevani huoleton hippi, joka ei juuri liikaa stressaile, en voi sietää aikaansaamattomuutta tai lorvailua. Se on pahinta. Yrittäjänä on joskus haastavaa saada työn ja vapaa-ajan välille selvää (tai edes epäselväää) rajaa, mikä toisinaan uuvuttaa. Se, että teen tehokkaasti työni ja saan nauttia hyvällä omalla tunnolla myös vapaa-ajastani, on minulle äärimmäisen tärkeää.

Olen kehitellyt muutamia kikkoja tehokkuuden edistämiseksi. Näillä keinoilla stressitasoni laskee ja samalla tulokset paranevat.

 

 

 

To do -lista & “Saavutin päivässä” -lista

Asioiden aikaansaaminen tuottaa hyvää oloa. Olipa kyseessä sitten postimerkkien osto, kodin siivous tai raportin lähettäminen, kirjoitan sen to do -listalle. Lista toimii muistilistana ja samalla selkeyttää tehtäviäni.

To do -listassa on paljon samaa kuin tavoitteiden kirjaamisessa: mikäli asioita ei kirjoita ylös, eikä niitä pääse yliviivaamaan, voi tulla fiilis kuin et olisikaan saanut oikein mitään aikaan. Ja ainakin itse koen, että aikaansaamaton fiilis työpäivän jälkeen on ihan hurjan turhauttavaa.

Välillä to do -listan sijaan kirjoitan päivän päätteeksi ylös asiat, jotka olen päivän aikana tehnyt. Tarkoituksenani on tietenkin kerätä listalle mahdollisimman monta juttua. Toimii!

 

Suunnittele päiväsi

Mikäli harrastat to do -listoja, tai vaikket harrastaisikaan, tee näin: jaa tehtävät viikon jokaiselle päivälle. Jokaiselle päivälle on siis oma tehtävälista. Käyn aina aamulla päivittäisen tehtävälistani läpi ja pyrin parhaani mukaan saamaan jokaisen kohdan tehtyä.

 

Ajanhallinnan sovellukset

Kokeile ajankäyttöön tarkoitettuja sovelluksia: Toggl & Harvest. En käytä näitä säännöllisesti, mutta aina välillä on kausia, kun päivitän aktiivisesti. Erityisesti sellaisina kausina kun tuntuu, ettei hommat etene. Sovelluksen avulla minun on helppo seurata kuinka paljon päivästä menee aikaa esim palavereihin, myyntityöhön, meileihin, suunnitteluun, valokuvaukseen, sisällöntuottoon ja tapahtumiin. Pitäisikö jonkin osion tuntimääriä saada alemmas ja jonkin kenties ylemmäs?

 

Selkeät tauot

Päivääni kuuluu tietty määrä ennalta päätettyjä taukoja, joista pidän kiinni kynsin hampain. Rakastan sitä, että nyt tehdään tehokkaasti pari tuntia, ja sitten keitetään kahvit. Jos teen lounas- tai kahvitauolla samaan aikaan töitä, huomaan väsymyksen iskevän kovemmin iltapäivällä. Töitä tehdään työaikana ja tauolla irtaudutaan läppäristä!

 

Kahden minuutin sääntö

“joo pitääkin pistää siitä viestiä joku päivä”, “pitää varmistaa toi vielä jossain vaiheessa” ja “käyn hyväksymässä tämän laskun heti kun ehdin”… kuulostaako tutulta? Kahden minuutin sääntö on yksinkertainen: jos mieleesi tulee joku asia, jonka tekemiseen kuluu maksimissaan kaksi minuuttia, tee se heti. Olipa kyseessä sitten meili tai kampaajan varaus. Tee se heti. Se poistuu samantien häiritsemästä sinua ja antaa tilaa uusille ajatuksille.

 

Kirjoita ideat aina ylös

Oli idea mikä tahansa, minulla on tapana kirjata se puhelimeeni. Synttärilahja, podcast-aihe, kuvauspaikka, arkiruoka tai uusi kirja. Ideoita pompahtelee esiin sen verran tiuhaan, ettei ainakaan meikäläisen aivoissa yksinkertaisesti ole tarpeeksi kapasiteettia muistamaan kaikkea. Minusta on helpottavaa rustata asioita muistikirjaan, ihanaa ettei tarvitse yrittää muistaa yhtään mitään ylimääräistä.

 

Verkosto & vakiintunut asiakaskunta 

Alan ihmisiin tutustuminen on äärimmäisen tärkeää. Omaa verkostoani olen kasannut kahdeksan vuotta enemmän tai vähemmän aktiivisesti. Se tapahtuu pääosin tapahtumissa tutustumalla (aina frendien synttäreistä alan tapahtumiin) ja projekteissa mukana olemisella. Välillä lähestyn meilitse. Mitä vakiintuneempi asiakaskunta, sitä helpommin hommat pyörii. Tunnetaan toistemme työnkuvat ja tavat toimia. Lähestyminen on vaivatonta ja hommat toimivat yleensä näppärästi.

 

 

Opi sanomaan ei

Ehkäpä haastavimpia kohtia itselleni. Kaikkeen aika ei yksinkertaisesti riitä, vaikka kuinka kiinnostava projekti olisikin kyseessä. Oma rajallisuus kannattaa aina muistaa, vaikka yrittäjiä tässä ollaankin. Rankemmat työviikot ovat satunnaisesti ok, mutta jos hommia on kokoajan liikaa, kärsii siitä niin työnjälki kuin oma hyvinvointi. Esimerkiksi kiinnostavan sisältömarkkinointi kampanjan osalta saatan ehdottaa projektin toteutusta toisella kvartaalilla tai mikäli aikataulusta ei ole mahdollista joustaa, ohjaan yleensä brändiin sopivalle kollegalleni.

 

Käytä aikasi oikein

Mieti kokonaisuuksia, älä takerru yksityiskohtiin, joilla ei ole suurta merkitystä lopputuloksen kannalta. Välillä yksityiskohdilla voi olla järkyttävän suuri merkitys. Esimerkiksi silloin kun suunnittelet englanninkielistä digimarkkinoinnin luentoa maisteriopiskelijoille tai editoit ulkomainontaan, suurelle näytölle tulevaa mainoskuvaa (molempien kimpussa tänään!). Silloin kannattaa takertua: tarkistaa termit, faktat ja zoomailla editoitava mainoskuva tarkasti läpi.

Punnitsen päivän aikana eri tilanteissa, että onko minulla aikaa tähän ja onko tämä todella tarpeellista? Olen oppinut tekemään punninnan tehokkaasti ja teenkin yleensä nopeita päätöksiä.

 

Sopimus

Sopimus selkeyttää aina kaikkia osapuolia. Sopimus säästää aikaasi silloin kun joku menee pieleen tai asiakas alkaa vaatimaan liikoja. Päivitettäviä sopimuspohja, jonka voi räätälöidä kuhunkin projektiin on huippu! Suosittelen tilaamaan suoraan esim. sopimuksiin erikoistuneelta lakimieheltä.

 

Tavoitteet

Päivätavoite, viikkotavoite tai kuukausitavoite – valitse näistä itsellesi sopiva! Tärkein kaikista: pidä tavoitteet konkreettisina. Omat tavoitteeni liittyvät monesti myyntityöhön, mutta eivät aina. Voivat ne olla esimerkiksi mediakortin- tai raporttipohjan päivittäminenkin. Helmikuun tavoitteenani on saada myytyä kaksi ekologista kampanjaa.

 

Hyödynnä julkisissa matkustaminen

Podcasteja, lukemista, ideointia…? Olen alkanut kantaa kirjaa julkisissa. Istun päivän koneella ja puhelimella työni puolesta, enkä yksinkertaisesti jaksa heti työpäivän jälkeen tuijottaa ruutua. Jos alan kuuntelemaan podcastia tai äänikirjaa, alan turhan helposti skrollailemaan puhelintani.

 

Treffaa ystäviä arkirutiinien äärellä

Arkirutiinien sosialisoiminen on suosikkipuuhaani – kaksi kärpästä yhdellä iskulla! Lounaalle, treenaamaan tai ruoanlaittoa. Ruokakauppatreffejäkin harrastetaan välillä 😀 Joskus ollaan pesty ikkunoita tai kokoonnuttu jonkun luokse kasaamaan kirppistavaroita. Ystävien auttaminen ja samalla treffaaminen on parasta.  Tänään on luvassa meidän mimmitriolla lenkki, sauna ja ruoanlaittoa!

 

Lisää vinkkejä? Jakakaa ihmeessä!

 

kuvat: Janni Ehari

 

Bik Bok knit (old, borrowed from Elisa)

Filippa K coat

Weekday jeans

Puma sneakers

 

 

 

xx Sara

 

 

Miksi just tämä viikonloppu, eikä esim ihan mikä tahansa muu?

Miksi just nyt, kun aurinko paistoi monta päivää putkeen ja lämpöasteet heilui jossain seiskan hujakoilla? Just nyt kun sovittua ohjelmaa oli loppuviikon jokaiselle päivälle?! Kummilapsemme ristiäisetkin missattiin (sen oli oltava enne kun Pariisista tilattu kastelahja katosi postiin…)

 

Noh, neljän päivän sairastelu on ollut hyvin hajottavaa, muttei täysin turhaa kuitenkaan:

1. Sairastaminen kahdestaan on huomattavasti mukavampaa kuin sairastaminen yksin. Sohvalla on kivempi loikoilla kun toinen hieroo välillä jalkoja tai suostuu ottamaan teenkeittovuoron. Ainoa haaste on, että katsottavien leffojen, dokkarien ja tv-ohjelmien pitää sopia molemmille. Ja hitto että kompromissien tekemiseen menee välillä aikaa.

2. Auta Antti! -podcast. Ystäväni vinkkasi Antti Holman hiljattain aloittamasta podista ja sanoi, että kuunnelkaapas siellä sairastuvalla tätä. Ja mehän kuunneltiin. Kuunneltiin kaikki jaksot. Enkä pysty käsittämään, miten yksi sarja voi sisältää samaan aikaan niin paljon huumoria, hyviä vinkkejä ja oikeasti kiinnostavia pointteja ihmisyydestä ja yhteiskunnallisista asioista. Aivan mahtavaa!

3. Saavutin tylsyydessä sen pisteen, että imurin varaosat alkoivat kiinnostelemaan. Päädyin vihdoin tilaamaan uuden imurin letkun moninkertaisesti jesariteipatun edeltäjänsä tilalle. Tiedättekö kun falskaavan imurin käsittämättömän surkeaan imutehoon vaan jossain vaiheessa tottuu? Jossain vaiheessa siitä, että jokainen roska pitää kohtisuoraan ylhäältä päin erikseen saalistaa suuttimeen, tulee uusi normi. No, kohta se on toivottavasti historiaa. Uusi letku on jo matkalla, jeh!

 

 

 

4. Kyllästyin jossain vaiheessa aurinkoisiin ulkoilukuviin ja -videoihin, joita puski ulos niin Instagramista, uutissovelluksista kuin Whatsapp-ryhmistäkin, että päätin pistää puhelimeni syrjään pariksi päiväksi. Kaksi päivää ilman tuota tutun turvallista käden jatketta oli aika vapauttavaa, vaikka sisällä jumissa olinkin.

5. Joululahjaksi saamani diffuuseri on hurissut päivät ja yöt. Asunnossa tuoksuva eukalyptus-öljy on tuonut flunssapäiville hieman piristystä. Vähän kuin olisi jossain spassa. Ja kuka tietää, ehkäpä ilmaa kosteuttava vesihöyry on auttanut parantumisessa tai yöunien kanssa!

6. Laiskuudesta on ollut hyötyäkin. Se, ettei yksinkertaisesti olla jaksettu mennä ruokakauppaan on pakottanut koluamaan kaappeja ihan toden teolla. Viime keväästä asti pakkasessa lojuneet puoliksi syödyt proteiinijäätelöpakkaukset tuhottu! Samoin pinaattikeitot ja osin pakastelaarin pohjalle levähtäneet falafelit. Ja siis se epämääräinen teepussilajitelma, joka on kulkenut mukanamme useammassa muutossa – se myös vihdoin juotu!

7. Long time no see: Super Nintendo. Kaapissa pölyttynyt klassikko kaivettu esiin! Edit huom. jos yhtään särkee päätä, en suosittele Mariokartia. Tuli vaan huonompi oli. Mielummin joku stabiilimpi, ehkäpä perinteinen Super Mario tai edes Street Fighter.

 

 

 

Vielä tämä päivä kotitoimistolla ja sitten alkaa riittää. Kukaan muu kipeänä? 😀

 

xx Sara

*Kaupallinen yhteistyö: Segafredo

 

Erikoisin tapa miten olet tutustunut ystävääsi?

Sen on oltava Erika. Tapasimme pääsykokeissa, jossa oli monta sataa muutakin hakijaa. Olin hetki sitten muuttanut Helsinkiin ja olin aika ujo uusissa ympäristöissä. Erika eli Eetu erottui muusta hakujoukosta elämää lyhyemmillä revityillä farkkusorteillaan, miesten hupparillaan ja släbäreillään. Hän vaan tuli juttelemaan ja ehdotti että lähdetään Stadikalle. Huvittavinta koko jutussa oli, että päästiin molemmat kouluun ja päädyttiin vielä tekemään lopputyökin yhdessä <3

 

Millaisia ystäviä sinulla on?

Minulla on melko laaja ja monipuolinen ystäväpiiri, josta olen ihan uskomattoman kiitollinen. Tyyppejä on tarttunut mukaan elämän eri vaiheista, mutta suurin osa vasta aikuisiällä. Useampi läheinen ihminen lapsuudesta/nuoruudesta, vanhoista työpaikoista ja nykyiseltä alalta. Kumppanin kautta olen tutustunut uusiin ystäviin ja myös perheenjäseniä pidän ystävinä. Koen, että erilaisuus on rikkaus. Ei ole yhtä muottia tähän.

 

Mitä juttelette ystäväsi kanssa kahvipöydässä?

Milloin mistäkin! Viikon sisään on mahtunut kahvipöytäkeskusteluja ympäristöasioista ja ihmisoikeuksista sekä miesten ja naisten välisestä ystävyydestä. Ollaan puhuttu duunikeisseistä, roadtrip suunnitelmista, e-pillereistä, vaippaihottumasta ja vaatekaappien järjestämisestä. Aika laaja skaala kaikkea 😀

 

 

Millaisilla keinoilla pidät ystävyyssuhteita yllä?

Mä olen tyypillisesti sellainen, joka laittaa yhtäkkiä viestiä, että mitä teet tänään, mennäänkö lounaalle tai pidetäänkö Bachelorette-katsomo?! Yritän aina järkätä aikaa ystäville ja monesti nähdäänkin arkirutiinien ympärillä: tehdään ruokaa, käydään treenaamassa, pidetään yhteinen etätyöpäivä, kuvataan asiakkaille kuvia yhdessä tai käydään lounaalla. Pyrin auttamaan ystäviäni parhaani mukaan. Mä haluaisin olla se tyyppi, jolle pystyy kertoa mitä tahansa, ja jolta voi pyytää mitä tahansa.

 

Miten ystäväsi kuvailevat sinua ystävänä?

Kysyin tätä ystäviltäni ja sain seuraavanlaisia vastauksia: “inspiroiva hauskuuttaja, positiivinen heittäytyjä, pyytää kaikki aina mukaan, hänellä on kiireistä huolimatta aina aikaa ystävilleen.”

En kestä, itku tulee! <3

 

Miten piristät ystävääsi

Tunnen pienen piston sydämessäni, voisin nimittäin piristää mulle tärkeiden ihmisten arkea niin paljon useammin. Tyypillisiä juttuja mitä teen, on lähetän postikortin tai yllätän kahvipaketilla. Saatan varata yhteisen joogatunnin, ostaa hierontalahjakortin tai viedä aamupalalle!

 

 

Ihanaa ystävänpäivää kaikille! Muistakaa tänään teille tärkeitä ihmisiä 🙂

 

xx Sara

Tags: